انبارگردانی چه مزایایی دارد؟

انبار یکی از مهم ترین بخش های یک شرکت است که شامل همه تولیدات و کالاهای قابل ارائه توسط آن شرکت است. در واقع بخش اعظمی از سود یک شرکت در موجودی کالاهای آن شرکت است؛ بنابراین انبار و مقوله انبارگردانی اهمیت بالایی برای شرکت ها دارد. انبارگردانی مزایای زیر را به دنبال دارد:

• حصول اطمینان از ارقام موجود در صورت حساب های مالی
• کاهش خطای پرسنلی با بررسیعملکرد حسابدار ها و انباردار
• جداسازی ضایعات و موجودی غیرقابل مصرف و برقراری نظم در انبار
• جلوگیری از تجمع بیش از حد کالا در انبار و زیان ناشی از فساد و خرابی کالاهای دارای تاریخ انقضا

انبار گردانی وظیفه کیست؟

در بسیاری از شرکتها انباردار، علاوه بر مسئولیتهای حفظ و نگهداری انبار و چیدمان انبار وظیفه انبارگردانی را نیز بر عهده دارد. معمولا انبار گردانی به صورت دوره‌ای با حضور انباردار و همینطور یکی از اعضای تیم حسابداری انجام میشود.

دفعات شمارش کالا در انبارگردانی چگونه است؟

معمولا شمارش موجودی انبار برای افزایش دقت و کاهش ضریب خطا، در دفعات متعددی تکرار می شود که به صورت زیر است.

• تک شمارشی

در این حالت شمارش موجودی یک بار انجام می شود و اگر مغایرتی بین موجودی و عدد ثبت شده در کاردکس وجود نداشته باشد، گزارش صحت موجودی صادر می شود. اما در صورت وجود مغایرت موجودی با کاردکس، کالاها لیست شده و دو شمارشی اتفاق می افتد.

• دو شمارشی

در این حالت شمارش موجودی برای بار دوم انجام می شود و اگر عدد حاصل از شمارش دوم با عدد شمارش اول برابر باشد، مقدار شمارش شده معتبر است و به عنوان موجودی صحیح اعلام می شود. اما در صورت وجود مغایرت بین دو شمارش، حالت سه شمارشی اتفاق می افتد.

• سه شمارشی

در این حالت شمارش موجودی برای بار سوم انجام می شود و تنها عدد حاصل از شمارش سوم معتبر بوده و به عنوان موجودی صحیح ثبت می شود.

نکات مهم انبارگردانی در پایان هر سال

نکات مهمی که در ارتباط با شمارش موجودی انبار ها باید به آن ها توجه کنیم به شرح زیر است:

نکات مهم قبل از شمارش کالاها

1. در ابتدا باید شخصی مناسب به‌عنوان هماهنگ‌کننده انبارگردانی انتخاب شود.
2. دستور العملی که از قبل تهیه شده است، باید توسط هماهنگ کننده کاملا مورد بررسی قرار گیرد و در صورت وجود اشکال، قبل از شروع عملیات شمارش کالا باید به اطلاع  مسئولین شرکت برسد.
3. روزها و ساعات شمارش انبار باید مشخص باشد و به صورت کتبی به بخش های مختلف اطلاع رسانی شود که انبار در روزهای تعیین شده تعطیل است.
4. گروه های شمارش باید با ذکر اسامی قبلا تعیین شده باشند و آموزش کافی دیده باشند.
5. هماهنگ کننده شمارش موجودی ها باید از قبل موجودی انبارها را مورد بازدید قرار دهد و از موارد زیر مطمئن گردد:

• اقلام به شکلی چیده شوند تا عملیات شمارش به آسانی صورت پذیرد.
• موجودی هایی که به آسانی قابلیت شناسایی ندارند با کمک مسئولین انبار و نوشتن شماره صحیح مشخص شوند.
• اقلام ناباب، اسقاط و همچنین اجناس بدون استفاده از سایر اقلام جداشده باشند.

نکات مهم در حین شمارش کالا

1. موجودی برداری وسیله گروه‌های دونفری انجام شود، یک فرد عمل شمارش را انجام داده و فرد دیگر ضمن تأیید شمارش آن را ثبت نماید.
2. چنانچه موجودی‌هایی بر اساس وزن ثبت می‌شوند، اطمینان حاصل شود تا وسایل لازم برای توزین موجودی‌ها در دسترس باشد.
3. بهتر است که موجودی‌ها دو بار و هربار به‌ وسیله یک گروه دونفری متفاوت شمارش شوند.

نکات مهم پس از شمارش کالا

1. چنانچه نتیجه شمارش توسط دو گروه اختلافی را نشان دهد یا نتیجه شمارش با مدارک دائمی موجودی‌ها اختلاف داشته باشد، شمارش دوباره آن‌ها با حضور هر دو گروه شمارش کننده و حسابرسان برای مشخص نمودن عدد نهایی و درست لازم است.
2. پس از خاتمه شمارش، چنانچه هرگونه اصلاحی در برگه‌های شمارش لازم باشد باید هرگونه اقدام با آگاهی حسابرسان و تأیید هماهنگ‌کننده موجودی برداری باشد.
3. باید نتیجه به‌دست‌آمده با مدارک دائمی (درصورتی‌که وجود داشته باشد) و حساب کنترل در دفاتر مقایسه شوند.